Menurut laporan Asosiasi Penasihat Hukum Perusahaan, rata-rata pengeluaran hukum di antara perusahaan meningkat sebesar 29 persen pada tahun 2023 dibandingkan dengan tahun 2022. Untuk mencoba dan mengatur lonjakan biaya yang tidak terkendali, bisnis harus menggabungkan rencana pengelolaan pengeluaran hukum yang solid.
Idealnya, manajemen pengeluaran hukum mencakup praktik peninjauan, pelacakan, pemeriksaan, dan pelaporan pengeluaran di departemen hukum perusahaan. Praktik ini bertujuan untuk meningkatkan transparansi dan efisiensi serta mengidentifikasi peluang untuk menurunkan biaya operasional.
Jika Anda ingin mengoptimalkan manajemen pengeluaran hukum bisnis Anda, berikut adalah kiat untuk membantu Anda memulai.
Terapkan Pelacakan Pengeluaran Terpusat
Salah satu cara untuk memulai program manajemen pengeluaran hukum adalah dengan membuat satu repositori tunggal yang mencatat semua pengeluaran hukum perusahaan. Sistem pelacakan pengeluaran terpusat menyimpan semua faktur, anggaran, dan masalah Anda dalam satu repositori terpadu, sehingga memudahkan pelacakan ke mana uang Anda pergi.
Saat membuat sistem pelacakan pengeluaran terpusat, sertakan portal vendor tempat semua penyedia layanan hukum Anda dapat mengirimkan faktur dan informasi keuangan lainnya. Repositori tersebut juga harus memiliki fitur pembaruan waktu nyata, yang memungkinkan organisasi melacak pengeluaran ilegal dengan segera.
Selain itu, sistem pelacakan pengeluaran yang baik harus memiliki kontrol akses berbasis peran. Hal itu menjaga integritas dan memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengedit atau menghapus data pengeluaran resmi.
Anggaran di Setiap Tingkat Pengeluaran Hukum Anda
Rencana pengelolaan pengeluaran hukum yang ideal harus melacak anggaran di semua tingkatan, termasuk tingkat masalah, praktik, dan departemen secara keseluruhan. Sayangnya, banyak perusahaan merasa sulit untuk menerapkan pelacakan berbasis level yang kuat karena mereka tidak memiliki cara untuk mengatur informasi keuangan dengan benar.
Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu mengatur semua dokumen secara manual. Berbagai solusi perangkat lunak dan alat yang mudah digunakan tersedia untuk menyederhanakan pekerjaan Anda.
Perangkat lunak manajemen pengeluaran hukum menyediakan informasi berbasis level apa pun yang Anda butuhkan dalam sekejap. Perangkat lunak ini juga memudahkan Anda menemukan anomali dalam pengeluaran dan mengambil tindakan korektif.
Tetapkan Tujuan Yang Jelas
Baik itu mencapai visibilitas total terhadap pengeluaran hukum atau memangkas biaya hingga persentase tertentu, memiliki tujuan yang jelas sangat penting bagi manajemen pengeluaran hukum perusahaan Anda. Tujuan adalah peta jalan, yang berfungsi sebagai alat pemandu dalam semua tindakan dan keputusan Anda.
Setelah Anda memiliki tujuan yang jelas, sebaiknya Anda menyampaikannya kepada semua pemangku kepentingan untuk mendapatkan wawasan dan kolaborasi. Para pemangku kepentingan ini dapat mencakup semua orang dari departemen TI dan keuangan, vendor eksternal, dan penasihat hukum internal.
Yang terpenting, bersikaplah fleksibel dalam menetapkan tujuan Anda dan berikan ruang untuk saran dan perubahan dalam ranah hukum. Akan sangat membantu jika Anda meninjau tujuan Anda sesekali dan membuat penyesuaian berdasarkan data, yang akan memastikan strategi LSM Anda tetap relevan.
Bekerja dengan Penyedia Layanan Hukum
Tidak ada seorang pun yang dapat bekerja sendiri ketika ingin menerapkan sistem manajemen pengeluaran hukum yang sukses. Oleh karena itu, pertimbangkan untuk menghubungkan para ahli internal Anda dengan penyedia layanan hukum bereputasi baik lainnya di luar perusahaan.
Saat bekerja sama dengan penyedia layanan hukum lainnya, jalinlah jalur komunikasi terbuka melalui pembaruan email, rapat, atau platform aman lainnya. Komunikasi yang jelas sangat penting saat membahas laporan, penagihan, dan menentukan ekspektasi perusahaan.
Selain itu, kolaborasi harus bersifat dua arah. Sebaiknya Anda mendorong penyedia layanan hukum eksternal untuk memberikan umpan balik, yang sangat penting untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam hubungan Anda.
Tinjau dan Lakukan Perubahan Secara Berkala
Strategi pengelolaan pengeluaran hukum bukanlah sesuatu yang hanya terjadi sekali seumur hidup, melainkan proyek berkelanjutan yang memerlukan pemantauan dan penyesuaian secara berkala. Namun, tinjauan harus dilakukan sesuai dengan tujuan dan hasil perusahaan.
Peninjauan rencana LSM harus mencakup lebih dari sekadar metrik keuangan, tetapi juga rincian penting lainnya seperti kinerja vendor, data penagihan, dan masukan dari tim hukum internal dan eksternal. Dengan peninjauan yang komprehensif, Anda akan memperoleh laporan menyeluruh tentang pengeluaran hukum Anda.
Saat membuat penyesuaian pada rencana LSM, pastikan Anda juga mempertimbangkan kebutuhan hukum bisnis Anda yang dinamis.
Kesimpulan
Pengelolaan pengeluaran hukum bukanlah tugas yang bisa langsung dikerjakan; ini adalah proses yang dinamis. Anggap saja seperti merawat kebun – perawatan dan penyesuaian yang teratur adalah kunci untuk hasil yang memuaskan.
Tetaplah proaktif, manfaatkan alat yang tepat, dan bina komunikasi terbuka dengan semua pemangku kepentingan yang terlibat. Seiring berkembangnya bisnis Anda, strategi pengeluaran hukum Anda pun harus berkembang. Terapkan praktik-praktik ini untuk mengelola biaya secara efektif dan menghasilkan hasil yang lebih baik.
- Perencanaan Terpusat: Pengertian, Contoh & Semua yang Anda Butuhkan
- Segala Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Tujuan Pemasaran
- PENGANGGARAN PRIBADI: Panduan Rinci
- Loss Adjustment Expense (LAE): Pengertian, Cara Kerja LAE